W każdej rozwijającej się firmie dochodzi do momentu, gdy proces obiegu dokumentów zaczyna stawać się coraz mniej efektywny. Jest to rezultatem nadmiaru zadań nakładanych na pracowników, dokumentów przekładanych z biurka na biurko, tworzenia zbędnych duplikatów, braku miejsca na ich magazynowanie i nieutylizowanie dokumentów wraz z upływem ich przydatności. Z kolei zignorowane problemu wiąże się z rosnącymi kosztami
zwłaszcza w postaci czasu pracowników spędzonego na wyszukiwanie dokumentów oraz korektę popełnionych błędów. Problem ten przybiera na wadze wraz z rozwojem organizacji. Aby temu zapobiec, firmy poszukują rozwiązania, które sprawi, że obieg dokumentów zostanie zautomatyzowany, a tym samym stanie się bardziej efektywny. To znaczy, organizacje zdają sobie sprawę z potrzeby wdrożenia odpowiedniego narzędzia, które uporządkuje dotychczasowy chaos. Niestety często myśląc, że najskuteczniejszym rozwiązaniem jest system DMS. Jakkolwiek na rynku dostępne są również systemy bardziej zaawansowane takie jak workflow.
System workflow to nie tylko system obejmujący obieg dokumentów. Workflow jest systemem pozwalającym na zarządzanie wszystkimi procesami w firmie. Dzięki niemu możliwy jest obieg faktur, akceptacja wniosków, tworzenie umów, prowadzenie archiwum dokumentów, zarządzanie zadaniami, uprawnieniami pracowników oraz przeprowadzanie bardziej skomplikowanych procesów specyficznych dla danej branży. Oznacza to, że system workflow nie jest systemem dedykowanym konkretnym procesom czy branży. Procesy takie jak obieg dokumentów, faktur lub wniosków, mogą zostać zdefiniowane specjalnie dla danej firmy, obejmując przy tym integrację z używanymi dotychczas systemami i narzędziami dedykowanymi. Uniwersalność systemu workflow jest ogromnym atutem, ponieważ pozwala na elastyczność w dopasowywaniu systemu do potrzeb firmy.
Aby rozwiązać problem obejmujący obieg dokumentów w firmie, należy stanąć przed poważnym wyborem systemu. Zakup systemu typu workflow lub innego rodzaju, pozwalającego na automatyzację procesów w firmie, takich jak obieg dokumentów, jest poważną inwestycją dla firmy. Wybór systemu musi być racjonalny, a korzyści z jego wdrożenia powinny być głęboko przeanalizowane z długoterminowym nastawieniem. Aby podjąć najlepszą decyzję, należy porównać systemy, skonsultować się z ekspertami w tej dziedzinie i skorzystać z wersji pilotażowych często oferowanych przez firmy wdrażające.
