Zarządzanie firmą nie jest proste szczególnie w małych przedsiębiorstwach utrzymanie płynności finansowej stanowi nie lada wyzwanie. Na finanse firmy wpływ ma bowiem nie tylko rodzaj sprzedawanego produkty czy usługi, ale także szereg czynników zewnętrznych, w tym rzetelność i szybkość spłaty zobowiązań przez kontrahentów..
Płynność finansowa firmy to zdolność do regulowania zobowiązań w terminie, np. wypłaty pensji pracownikom, opłacanie składek emerytalnych, podatków, pokrywanie kosztów stałych jak media, czynsz za wynajem powierzchni biurowej, a także do zakupu towarów i usług wymaganych do prowadzenia działalności bieżącej. Do zachowania płynności finansowej niezbędne jest otrzymywanie przychodów na poziomie pozwalającym pokrywać wszystkie koszty oraz generować zyski. Wysoki jej poziom daje bezpieczeństwo i możliwość istnienia przedsiębiorstwa, pozwala także inwestować czy wspierać działalność operacyjną firmy przy użyciu tzw. kapitału obrotowego. Niska płynność finansowa skutkuje opóźnieniami w regulowaniu zobowiązań i tym samym ma ogromny wpływ na kondycję finansową firmy, jej reputację wśród kontrahentów i klientów, zdolność do pozyskiwania finansowania zewnętrznego, a w przypadku przedłużającego się stanu niskiej płynności może dojść nawet do bankructwa przedsiębiorstwa.
Niestety, wiele polskich firm z sektora MŚP obawia się o swoją płynność finansową. W 2019 roku aż 32% przedsiębiorców wskazało, że boi się utraty płynności finansowej, co stanowiło wzrost o 8% w stosunku do roku poprzedniego [za: https://strefabiznesu.pl/firma-2019-co-trzeci-polski-biznes-ma-klopoty-z-utrzymaniem-plynnosci-finansowej-kapital-obrotowy-juz-dawno-nie-byl-tak/ar/c3-14428513]. Jako przyczyny grożące zachowaniu ciągłości finansowej właściciele małych i średnich firm najczęściej wskazują opóźnienia w płatnościach od kontrahentów oraz utratę klientów.
Jak się ustrzec przed utratą płynności? Kluczem jest po pierwsze właściwe zarządzanie firmowymi finansami. Przedsiębiorstwo powinno zawsze mieć zapewniony kapitał obrotowy, będący różnicą między majątkiem obrotowym, a bieżącymi zobowiązanymi. Te środki w razie opóźnienia otrzymania należności lub w momentach gorszej koniunktury w sprzedaży pozwalają utrzymać płynność finansową i kontynuować działalność. Niezbędny jest ciągły monitoring stanu kapitału obrotowego oraz jego składników, jak poziom odzyskanych należności czy wielkość zapasów. Przedsiębiorstwa, które nie są w stanie samodzielnie wypracować właściwego poziomu kapitału obrotowego, mogą szukać pomocy w finansowaniu zewnętrznym.
Jednym z największych zagrożeń dla płynności małych firm są zatory płatnicze. Nieterminowe płatności kontrahentów wywołują lukę w cyklu konwersji gotówki. Należności, które nie wpływają na czas, nie pozwalają firmie opłacić zobowiązań czy rozwijać się, co może prowadzić do sytuacji, w której zwiększająca sprzedaż firma popada w kłopoty finansowe, musi odmówić przyjmowania zleceń z uwagi na brak właściwego kapitału obrotowego do ich realizacji. Trudno na taką sytuację przygotować wewnętrzną strategię – najlepiej sprawdza się działanie prewencyjne lub zewnętrzne źródła finansowania.
Skuteczne zapobieganie powstawaniu przeterminowanych wierzytelności wymaga wdrożenia procesów weryfikacji wiarygodności kontrahentów, monitorowania należności, a także jak najlepszego zabezpieczenia się na takie sytuacje od strony formalnej.
Przed podpisaniem umowy czy przyjęciem dużego zlecenia wskazane jest dokładne sprawdzenie kontrahenta. W przypadku regularnych kontrahentów wystarczy sprawdzić wpis do CEIDG lub KRS, potwierdzić, że firma ma siedzibę pod wskazanym adresem, zapoznać się z opiniami w Internecie etc. Jeśli pojawią się wątpliwości oraz przy naprawdę strategicznych umowach, które mogą zaważyć na przyszłości przedsiębiorstwa, warto jest sprawdzać bardziej dogłębnie firmy np. w rejestrach dłużników jak Krajowy Rejestr Długów BIG SA. To prosty i szybki proces, całkowicie odbywający się online.
Sama umowa nie zapewni terminowej spłaty, ale jeśli będzie dobrze skonstruowana, jej zapisy pomogą w dochodzeniu płatności. Umowa z kontrahentem powinna zawierać: wartość zlecenia, zakres zleconych prac czy czynności, formę zapłaty należności, datę zapłaty, konsekwencje nieterminowej spłaty faktury np. nałożenie odsetek, a także rodzaj dokumentów stanowiących potwierdzenie odebrania zlecenia np. faktura.
Połączeniem swoistego ubezpieczenia należności z zapewnieniem kapitału obrotowego jest faktoring, czyli sposób na zewnętrzne finansowanie, jednak bez umowy kredytowej. Faktoring pozwala firmom zachować płynność finansową i daje natychmiastowy dostęp do środków zaraz po wystawieniu faktur, a koszty takiego rozwiązania są niższe niż koszty kredytowe. Ponadto łatwiejszy i szybszy jest proces wnioskowania o faktoring niż procedura ubiegania się o kredyt. Faktoring jest przeznaczony również dla małych i średnich firm o niedługim stażu (minimum rok), w tym dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Wystarczy podpisać umowę faktoringu, a następnie wprowadzać na bieżąco faktury do systemu, oczekiwać na ocenę scoringową i decyzję o finansowaniu, a po jego uruchomieniu następuje szybka wypłata środków dla faktoranta. W faktoringu z cesją jawną to kontrahent opłaca fakturę na specjalne konto faktora, w faktoringu cichym zaś to faktorant oddaje faktorowi środki uzyskane w ramach umowy faktoringowej, po tym, jak kontrahent opłaci mu fakturę w terminie.
Faktoring to doskonała opcja dla przedsiębiorców wystawiających faktury o długim terminie spłaty – 30, 60, 90 dni – i jedna z głównych metod zapobiegania utraty płynności finansowej, walki z zatorami płatniczymi oraz utrzymywania kapitału obrotowego na właściwym poziomie.
Artykuł przygotowany we współpracy z firmą NFG (https://nfg.pl/).
